Je dient er niet alleen voor te zorgen dat jouw contacten GDPR/AVG-ready zijn. Jouw gehele database moet compliant zijn. Je moet vanaf 25 mei 2018 kunnen aantonen dat jij je aan de nieuwe wetgeving houdt. Maar hoe zorg jij ervoor dat je snel en doelgericht stappen maakt richting AVG-Compliancy?
Hieronder een negental tips :
1. Maak iedereen bewust
Zorg ervoor dat iedereen binnen jouw organisatie weet wat er speelt. Wanneer zijn de deadlines? Wat moet er precies gebeuren? Dit zijn belangrijke vragen waarop elke betrokkene het antwoord dient te weten. Organisaties die veel te maken hebben met persoonsgevoelige informatie dienen zelfs een DPO (Data Protection Officer) aan te stellen. Wanneer jullie niet iemand die deze specifieke rol bekleed, zorg er dan wel voor dat er één of meerdere personen de verantwoordelijkheid pakken op dit gebied.
2. Beoordeel jouw huidige database
Is jouw huidige database wel AVG/GDPR compliant? Uit onderzoek blijkt dat maximaal 25% van de ondervraagde bedrijven hierop ‘Ja’ kan antwoorden. Heb jij nog contacten waar geen Opt-in voor is afgegeven? Verwijder deze direct uit jouw database. Bekijk ook eens goed het uitschrijfproces van jouw contacten. Één fouet mailing richting Non-Opt-ins en/of Unsubscribed contacten kan je een flinke boete opleveren.
3. Verwerk de juiste gegevens
Breng goed in kaart wat de toezichthouder dient te weten. Jij hebt als organisatie een documentatie- en bewijsplicht richting de toezichthouder en andere instanties. Je moet simpelweg kunnen laten zien dat jij je aan de wet houdt. Je zult tot in detail moeten bijhouden wanneer je toestemming hebt gekregen voor een actie, waarvoor, waarom, hoe, voor hoe lang etc….
4. Verander van Lead-Strategie
Kopen jullie wel eens leadlijsten op? Of mail/benader jij ook wel eens Non-Opt-ins? Verander dan zo snel mogelijk jouw strategie. Bovenstaande voorbeelden zijn per 25 mei 2018 volledig uit den boze. Zorg op een slimme manier voor nieuwe leads..
5. Begin/professionaliseer jouw contentmarketing
Bijna ieder bedrijf doet in, welke vorm dan ook, aan contentmarketing. Maar de vraag blijft, is dit goed genoeg? De snelste manier om jouw database op een eerlijke manier aan te vullen is door antwoord te geven op de vragen van jouw doelgroep. Dit kan je door middel van Whitepapers, webinars, trialaccounts etc. Jouw doelgroep krijgt dus daadwerkelijk waar zij voor zijn gekomen, zijn/haar oplossing! Zij zijn dan ook uiteindelijk écht geïnteresseerd in jouw product.
6. Manage jouw Subscribers
Elk contact binnen jouw database zou het recht moeten hebben om zijn/haar voorkeuren te wijzigen. Zorg ervoor dat jij hier een goede pagina voor inricht, waar het contact zich in- of uitschrijft voor verschillende communicatievormen. De meeste Marketing Automation systemen ondersteunen een dergelijke subscription pagina.
7. Bekijk nog eens goed je Privacy Statement
Heb jij nog geen Privacy Statement? Maak er dan per direct één aan. Dit dient jouw grootste prioriteit te zijn. Heb jij wel al een Privacy Statement? Loop deze dan nog eens goed na. Deze voldoet vaak niet meer volledig aan de nieuwe wetgeving. Wij adviseren jou dit na te laten kijken door een jurist en dit vervolgens te vertalen die te begrijpen is door jouw doelgroep.
8. Check je formulieren
Je mag per 25 mei 2018 er niet meer blindelings vanuit gaan dat een klant die overgaat tot aankoop van een product, zich ook automatisch wilt inschrijven voor de nieuwsbrief. Je zult dit echt specifiek dienen te vragen aan de bezoeker/klant. Je zult hier dus bijvoorbeeld een losse checkbox voor moeten aanmaken.
9. Altijd een afzender!
Zorg dat de ontvanger ten alle tijden kan reageren op jouw verstuurde E-mails. Een ‘noreply@jouwdomein.nl’ is dan ook uit den boze vanaf heden.